Hoe maak je een Power BI-dashboard? Het complete stappenplan voor MKB-bedrijven (inclusief praktijkvoorbeeld)
Om datagedreven te gaan werken begint alles met een duidelijke en doelgerichte inventarisatie. In grotere organisaties kan zijn vaak meerdere sessies nodig om te komen tot een KPI-tabel en een concreet plan van aanpak.
Voor veel MKB-bedrijven is zo’n uitgebreide inventarisatie vaak niet passend. Een pragmatische aanpak werkt beter, zolang je wél projectmatig blijft werken. Het sleutelwoord hierin is: prototype.
In deze blog lees je hoe MKB-bedrijven zelf kunnen starten door het maken van een eerste prototype van een dashboard. Met het prototype kun je óf zelf een Power BI-dashboard bouwen óf dit als functioneel ontwerp aanleveren aan een Power BI-consultant die het Power BI-dashboard op maat gaat maken.
Casus: een groeiende snoepgroothandel met voorraadproblemen
Stel: je bent een snoepgroothandel. Je verkoopt op order, houdt voorraad aan en plaatst inkooporders op het moment dat de economische voorraad onder de minimumvoorraad komt.
Je bedrijf groeit hard, maar je merkt dat steeds meer kapitaal vastzit in de voorraad. Te veel voorraad kost geld; te weinig voorraad leidt tot nee-verkopen en gemiste omzet.
Het operationele vraagstuk: Hoe kan de besteller, op basis van betrouwbare informatie, de optimale bestelhoeveelheid bepalen?
De stappen naar datagedreven ondernemen
Met Intigo doorlopen we een gestructureerde aanpak naar datagedreven besluitvorming. Laten we deze stappen toepassen op deze case om te komen tot een prototype.
1. Ambitie & afbakening
Businessvraagstuk: Hoe zorgen we dat ons voorraadniveau gezond blijft, zodat kapitaal niet onnodig vastzit en we toch altijd kunnen leveren? De ambitie is concreet:
- Minder kapitaalbeslag
- Minder nee-verkopen
- Betere voorspelbaarheid van bestelmomenten
2. Strategie & processen
Kies één proces dat je wilt verbeteren. In dit geval: het proces van inkooporders plaatsen. Dit proces analyseren brengt duidelijkheid in:
- Wie bestelt wanneer?
- Waarop baseren ze hun beslissingen?
- Welke uitzonderingen zijn er (seizoenen, promoties, trends)?
- Welke fouten of vertragingen komen vaak voor?
Het dashboard moet dit proces ondersteunen, niet vervangen.
3. KPI’s bepalen
Welke informatie is nodig om tot betere beslissingen te komen? Voor de snoepgroothandel kunnen de volgende KPI's van belang zijn:
- Economische voorraad = vrije voorraad + openstaande inkoop – openstaande verkoop
- Omloopsnelheid = verkochte hoeveelheid per jaar / gemiddelde voorraad
- Minimumvoorraad vs. actuele voorraad
- Bestelpatroon laatste 12 maanden, per klant, artikel en periode
- Forecast op basis van historisch verkoopgedrag
Vragen die het dashboard moet beantwoorden:
- Wanneer moeten we bestellen?
- Hoeveel moeten we bestellen?
- Waar zitten de voorraadrisico’s?
4. Datastructuur
Welke bronnen heb je nodig?
- Voorraadmutaties (inkoop, verkoop, correcties)
- Artikelgegevens (minimumvoorraad, levertijd, prijsgroep)
- Orders en orderregels
- Leveranciersinformatie
Beschrijf in welk softwarepakket de data staat, liefst met naam van de tabel en het veld.
5. Gebruikers & dashboards
Wie gebruikt het dashboard, hoe vaak en waarvoor?
- Gebruiker: de besteller / inkoper
- Frequentie: dagelijks of wekelijks
- Actie: bepalen wat en hoeveel er besteld moet worden
Het dashboard moet daarom:
- Waarschuwen bij lage economische voorraad
- Trendgrafieken tonen
- Besteladviezen genereren
- Inzoomen mogelijk maken op artikel- en leveranciersvlak
Het eindresultaat: een bruikbaar Power BI-prototype
Na het doorlopen van al deze vragen kun je een Power BI-prototype maken. Het is een functioneel ontwerp van het dashboard dat een brug slaat tussen de gebruiker en de dashboardbouwer.
Het prototype bevat:
- Een schets van het dashboard met kaartjes, tabellen en grafieken
- Echte data via exports uit het bronsysteem
- Heldere grafieken die in één oogopslag laten zien wat goed gaat en wat aandacht vraagt
Voor een prototype zijn eenvoudige exports uit het bronsysteem genoeg (Excel, CSV). Er zijn geen complexe koppelingen of datamodellen nodig.
Dit prototype helpt MKB-bedrijven om:
- sneller te leren wat werkt
- te testen met echte gebruikers
- gericht door te ontwikkelen
- en daarna een volledig Power BI-dashboard te bouwen
Conclusie
Een effectief Power BI-dashboard begint niet met bouwen, maar met scherpte: je ambitie, proces, KPI’s, data en gebruikers. Voor MKB-bedrijven is een pragmatische aanpak ideaal: klein beginnen, snel testen en leren met een prototype.
Belangrijk is ook dat het bedrijf de eigen processen en data gaat doorgronden, in de eigen (spreek)taal. Het gaat dus niet om datawarehouses, dataflows, relatiemodellen en andere moeilijke datataal (wat we bij Intigo dan ook te allen tijden willen vermijden).
Voor de snoepgroothandel levert dit een concreet en bruikbaar prototype op dat direct inzicht geeft in de voorraadpositie en bestelmomenten. Of je het dashboard vervolgens zelf bouwt of laat bouwen: dit prototype vormt een stevig fundament.
Onze Power BI dashboards
Krijg direct inzicht en volledige controle over je financiën
Versterk je financiële inzichten met het Intigo Power BI Financieel dashboard.
Voorkom financiële verrassingen met makkelijke consolidatie en directe toegang tot je financiële gegevens, compleet met doorklikbare details tot op boekingsniveau.
Verscherp je verkoopstrategieën met ons Sales & Marge Dashboard
Versterk je verkoopresultaten met het Intigo Sales & Marge Dashboard in Power BI.
Krijg direct inzicht in omzet, brutomarge en verkoopprestaties met real-time data uit al je systemen. Maak gebruik van gedetailleerde visualisaties en uitgebreide filtermogelijkheden om datagedreven beslissingen te nemen en je verkoopstrategieën te optimaliseren.
Optimaliseer je online marketing met ons Power BI Marketing Dashboard
Beheers je online marketingprestaties met het Intigo Power BI Marketing Dashboard.
Profiteer van gegevens van Google Analytics en andere marketingplatforms voor actuele inzichten. Analyseer acquisitie, campagne-effectiviteit en klantgedrag met heldere visualisaties en praktische filteropties.
Verbeter je projectmanagement met ons Power BI Projecten & Uren Dashboard
Krijg direct inzicht in de prestaties van je projecten en medewerkers met het Intigo Projecten & Uren Dashboard in Power BI.
Monitor declarabiliteit, marge en voortgang real-time. Optimaliseer de winstgevendheid en efficiëntie van je projecten met gebruiksvriendelijke en naadloos geïntegreerde data-analyses.
