Maak je dashboards actionable!

Inzicht zonder actie is tijdverspilling

Een veelvoorkomend probleem is dat dashboards vooral achteruitkijken. Ze laten zien wat er gebeurd is, maar niet wat je nu kunt doen.

Een simpele test om te bepalen of je dashboard echt impact zal maken, is het stellen van deze vraag:

'Welke acties kun je ondernemen als je dit straks weet?'

Wordt het stil na deze vraag, dan weet je genoeg. Je hebt een nice-to-know dashboard, geen need-to-know dashboard.

Voorbeeld: Een verkoopdashboard toont dat de omzet 10% achterloopt op de doelstelling. Leuk om te weten, maar als er geen koppeling is naar waarom (bijvoorbeeld te weinig offertes, of lagere conversie), kun je niets bijsturen.

Een goed dashboard maakt die oorzaken zichtbaar en suggereert direct acties, zoals:​

• ​Extra klanten bellen die langer dan 30 dagen geen contact hebben gehad.
• De prijzen of marges per productlijn herzien.
• Campagnes aanpassen die onvoldoende leads opleveren.

Actiegedreven denken vanaf dag één

Bij het ontwikkelen van dashboards draait het niet alleen om meten, maar om doen. De cruciale vraag bij elke KPI is: 'Wat doen we als deze waarde stijgt of daalt?' Zo voorkom je dat dashboards eindigen in rapportagemapjes, en bouw je een systeem dat écht stuurt.

Voorbeeld: Een productiebedrijf meet het aantal afgekeurde producten per dag.

• ​Als dat percentage stijgt, is de actie dat de productieleider direct een procescheck uitvoert en oorzaken documenteert.
• Als het percentage daalt, wordt de werkwijze vastgelegd als 'best practice'.

Zodra de actie duidelijk is, krijgt de KPI betekenis.

Lees ook: Hoe bepaal je KPI's waarmee je echt kunt sturen?

Van output naar input

Veel organisaties meten vooral output-KPI’s: omzet, marge, levertijd. Dat zijn resultaten van wat al gebeurd is. Wie écht wil verbeteren, kijkt ook naar de input-KPI’s die het resultaat beïnvloeden.

Voorbeeld: Een groothandel meet de leverbetrouwbaarheid (output). Dat cijfer verbetert pas wanneer ze ook sturen op input-KPI’s zoals:

• ​Tijdige bestelling bij leveranciers.
• Beschikbaarheid van voorraad.
• Bezettingsgraad van chauffeurs.

Door input-KPI’s te koppelen aan acties, ontstaat grip op de oorzaken en niet alleen op de gevolgen.

Lees ook: Waarom KPI’s niet werken - In 5 stappen van klantwaarde naar KPI-boom

Groei in BI-volwassenheid: van rapportage naar innovatie

De ambitie in datagedreven werken mag hoger liggen. Volgens Passionned Group zijn er vier ambitieniveaus in BI-volwassenheid:

1. ​Begrijpen: Je kijkt terug: Wat is er gebeurd? Je rapporteert cijfers, maar er volgt nog weinig actie.
   ​Voorbeeld: Een financieel dashboard toont de winst per maand.
2. Coördineren: Je stemt processen beter op elkaar af.
   ​Voorbeeld: Logistiek en verkoop gebruiken dezelfde voorraaddata om leverafspraken te verbeteren.
3. Verbeteren: Je gebruikt data om processen actief te optimaliseren.
   ​Voorbeeld: Marketing analyseert conversiedata en past campagnes continu aan.
4. Innoveren: Data wordt strategisch: je ontdekt nieuwe kansen.
   ​Voorbeeld: Een retailer combineert klantdata en weersvoorspellingen om promoties dynamisch aan te passen. Hoe hoger je op die ladder klimt, hoe meer impact data heeft en hoe meer het een motor wordt voor groei en innovatie.

Praktische tips om dashboards echt impactvol te maken

Hoe kun je dashboards omzetten in actie en hiermee impact maken?

• ​Koppel elk inzicht aan een beslismoment. Bijvoorbeeld: 'Als marge < 20%, herzie prijsstelling.'
• Gebruik dashboards als gespreksstarter, niet als rapport. Laat teams maandelijks zelf verbeteracties formuleren.
• Betrek medewerkers in de ontwerpfase. Zij weten welke knoppen er echt aan te draaien zijn.
• Maak actie zichtbaar. Voeg bijvoorbeeld in Power BI een kolom toe: 'Laatste actie / volgende stap'.
• Begin klein, leer snel. Eén operationeel dashboard dat gedrag verandert, is waardevoller dan tien rapporten zonder effect.

Conclusie

Een dashboard zonder actie is als een kompas dat je niet gebruikt. Data krijgt pas betekenis als het leidt tot beslissingen, verbeteringen en beweging. Door vanaf het begin te denken in acties, input-KPI’s en verantwoordelijkheden, verandert rapporteren in sturen en verbeteren.

Dát is wat Intigo bedoelt met 'Impact met data'.