Hoeveel Power BI-licenties heb je écht nodig?

De praktijk: niet iedereen gebruikt Power BI dagelijks

Voor een organisatie die datagedreven wil gaan werken en dashboards breder beschikbaar wil maken, lijkt het logisch om licenties voor iedereen aan te schaffen. In de praktijk blijkt dat echter zelden nodig.

Stel: een organisatie heeft vijftig medewerkers. De eerste Power BI-dashboards zijn ontwikkeld en het doel is om inzichten te delen binnen de hele organisatie. Al snel ontstaat de rekensom: de kosten van een Power BI-licentie per persoon, vermenigvuldigd met het aantal medewerkers. Dat kan flink oplopen en leidt vaak tot twijfel over de investering.

In vrijwel alle organisaties zien we hetzelfde patroon. Slechts een beperkte groep medewerkers gebruikt Power BI dagelijks of intensief. Het gaat meestal om medewerkers binnen finance, enkele leidinggevende accountmanagers of een project- of managementteam. Deze groep analyseert data, stelt vragen en wil interactief met dashboards werken.

Voor dit type gebruik is een Power BI Pro-licentie noodzakelijk en ook logisch. Bij dagelijks gebruik zijn de kosten van een licentie doorgaans snel terugverdiend, doordat betere inzichten leiden tot betere beslissingen en efficiëntere processen.

Voor veel andere medewerkers ligt dat anders. Zij willen vooral geïnformeerd worden. Ze bekijken resultaten wekelijks of maandelijks, vaak als onderdeel van een overleg of rapportagemoment. Voor deze groep is het niet altijd nodig om zelf in de online Power BI-omgeving te werken.

Inzichten delen zonder extra licenties

Een veelgebruikte en effectieve aanpak is om Power BI-rapportages om te zetten naar PowerPoint, dat kan automatisch. Deze presentaties kunnen worden gedeeld via e-mail of gebruikt in overlegmomenten. Op die manier profiteert een bredere groep medewerkers van de inzichten, zonder dat daar direct extra licentiekosten tegenover staan.

Dit onderscheid is belangrijk: wil je iemand vooral informeren, dan volstaat een statische rapportage. Wil je iemand laten analyseren, filteren en doorvragen in de data, dan is toegang tot Power BI wél wenselijk.

Begin klein en schaal op basis van gebruik

Een succesvolle Power BI-implementatie hoeft niet groots te beginnen. In veel gevallen is het voldoende om te starten met één of enkele licenties. Hiermee kunnen rapporten online worden gepubliceerd in een werkruimte en kan een eerste groep gebruikers ervaring opdoen met datagedreven werken.

Door dashboards actief te gebruiken in overleggen en besluitvorming ontstaat vanzelf nieuwsgierigheid naar de data. Medewerkers die merken dat ze vaker zelf analyses willen uitvoeren, vormen een logisch moment om extra licenties aan te schaffen. Zo groeit het gebruik organisch, op basis van toegevoegde waarde in plaats van aannames.

Focus op opbrengsten, niet op kosten

De belangrijkste succesfactor van een Power BI-project is niet het aantal licenties, maar wat de organisatie met de inzichten doet. De echte vraag is: welke resultaatverbeterende acties volgen uit de data? Als Power BI helpt om betere keuzes te maken, processen te verbeteren of risico’s te verkleinen, dan zijn licentiekosten een middel, geen doel.

Door bewust om te gaan met licenties, slim gebruik te maken van de mogelijkheden binnen Microsoft en data onderdeel te maken van gesprekken en besluitvorming, ontstaat een schaalbare en kosteneffectieve Power BI-omgeving. Datagedreven werken begint niet met licenties voor iedereen, maar met de juiste inzichten voor de juiste mensen.

Lees verder: Wat zijn de kosten van Power BI en hoe werkt de licentiestructuur?