Hoe meerdere bronnen koppelen in Power BI je salesinzichten drastisch kan verbeteren
Als ondernemer of financieel manager wil je niet alleen inzicht hebben in wat er al gefactureerd is, maar ook in de toekomstige omzetverwachtingen. Vaak bevinden deze gegevens zich echter in verschillende systemen. Denk bijvoorbeeld aan je boekhoudpakket en CRM-systeem. Gelukkig biedt Power BI de oplossing door data uit meerdere bronnen te koppelen en overzichtelijk weer te geven in één helder dashboard.
In deze blog laten we je zien hoe je meerdere bronnen kunt koppelen in Power BI, en waarom dit essentieel is voor een volledig beeld van je salesprestaties. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld leggen we uit hoe je geboekte omzet en verwachte orders kunt combineren in één grafiek.
Het probleem: Losse data is niet genoeg
Veel van onze klanten lopen tegen hetzelfde probleem aan: de data die ze nodig hebben, staat verspreid in verschillende systemen. Bijvoorbeeld, het CRM-systeem geeft inzicht in de salespipeline, terwijl de werkelijke omzet alleen in het boekhoudpakket te vinden is. Als we maar naar één van deze systemen kijken, missen we een belangrijk deel van het verhaal.
Neem bijvoorbeeld het plaatje hieronder (zie afbeelding). Hier is de omzet weergegeven die we al gefactureerd hebben. Dit is waardevolle informatie, maar geeft slechts een deel van het volledige beeld. Wat ontbreekt, is inzicht in wat er in de pijplijn zit en wat er nog binnen kan komen. Dit leidt vaak tot frustratie, omdat we geen volledig zicht hebben op onze toekomstige omzet of cashflow.
Stap 1: Verwachte omzet - een vooruitblik op de toekomst
De volgende stap is om de verwachte omzet toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld door de offertebedragen uit het CRM-systeem te vermenigvuldigen met de kans dat de deal gesloten wordt. Hierdoor krijgen we een realistische inschatting van wat er mogelijk nog binnenkomt. Door deze data te combineren met de al geboekte omzet, krijgen we niet alleen een beter overzicht, maar kunnen we ook ons salesproces beter sturen.
In Power BI kunnen we dit eenvoudig visueel maken met een Power BI dashboard waarin we data uit meerdere systemen combineren. Zo krijgen we bijvoorbeeld inzicht in de verwachte omzet van de komende maanden, waarin we zien dat bijvoorbeeld februari nog weinig omzet te verwachten is. Dit geeft ons de kans om tijdig bij te sturen en onze strategie aan te passen.
Stap 2: Alles in één duidelijk overzicht
Het echte voordeel van Power BI komt naar voren wanneer we meerdere databronnen combineren en in één overzicht presenteren. In de grafiek hieronder (zie figuur) zien we zowel de geboekte omzet als de verwachte omzet in één oogopslag. Deze combinatie geeft ons inzicht in zowel het verleden als de toekomst. Dit is de kracht van een Power BI dashboard sales.
Door meerdere bronnen te koppelen in Power BI, zien we meteen of we op koers liggen om onze doelen te bereiken. In dit voorbeeld is het omzetdoel weergegeven met een gele lijn. Door zowel de geboekte als de verwachte omzet samen te voegen, kunnen we zien hoe dicht we bij het behalen van dit doel zijn.
Uitdagingen bij het combineren van data uit meerdere systemen
Natuurlijk brengt het koppelen van meerdere databronnen ook uitdagingen met zich mee. Vaak merken we dat gegevens uit een CRM-systeem niet altijd direct aansluiten op data uit een boekhoudsysteem. Dit kan komen door verschillen in datums, valuta of de manier waarop gegevens worden vastgelegd. Hierdoor ontstaan er soms kleine verschillen die de weergave van de data beïnvloeden. In onze blog Veelvoorkomende problemen bij het koppelen van boekhoudsystemen aan Power BI (en hoe je ze oplost)gaan we dieper in op deze uitdagingen en bieden we praktische oplossingen om deze te overwinnen.
Daarom is het belangrijk om vooraf goed te kijken naar de structuur van de gegevens en ervoor te zorgen dat de datamodellen goed zijn ingericht. Met de juiste aanpak kunnen we deze uitdagingen echter goed oplossen. Het inzetten van een specialist voor het laten maken van een Power BI dashboard kan hierbij helpen, omdat dit proces vaak sneller en efficiënter kan worden opgezet.
Conclusie: Verbeter je salesinzichten met Power BI
Door meerdere bronnen te koppelen in Power BI krijg je niet alleen inzicht in je geboekte omzet, maar ook in je verwachte omzet. Het combineren van data uit systemen zoals Exact Online in Power BI geeft je een volledig overzicht van je financiële en salesprestaties. Laat een Power BI dashboard maken dat jouw unieke behoeften weerspiegelt, of gebruik een marketing dashboard in Power BI om realtime je campagnes te monitoren en de impact ervan te vergroten.
Wil je ook verschillende databronnen koppelen en meer inzicht krijgen in je salesprocessen? Maak een afspraak en ontdek hoe wij je kunnen helpen met een Power BI dashboard op maat.
Klik hier om een vrijblijvend gesprek in te plannen en de eerste stap te zetten naar datagedreven succes